Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację zadania polegającego na zbudowaniu aplikacji rozumianej jako narzędzie informatyczne wspierające procesy obsługi korespondencji przychodzącej, wychodzącej oraz obiegu dokumentów wewnętrznych w organizacji zgodnie z warunkami ujętymi w załącznikach nr 6-8.

W ramach licencji ujętych w ofercie, Zamawiający będzie mógł świadczyć usługi dla podmiotów z Grupy Kapitałowej JSW.

Oczekiwany termin uruchomienia 1.01.2026 r.

1) Oferta musi:

1. być sporządzona w języku polskim;
2. posiadać datę sporządzenia;
3. zawierać oznaczenie Wykonawcy (numer NIP i Regon, numer KRS), adres Wykonawcy, numer telefonu, adres e-mail;
4. być podpisana przez Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji – kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
5. zawierać warunki i termin płatności, przy czym termin płatności musi być nie krótszy niż 60 dni;
6. być złożona w formie elektronicznej na platformie Logintrade.

2) Zawartość oferty w kolejności jak poniżej:

1. Załącznik nr 1 do Zapytania – Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2 do Zapytania – Oświadczenie Wykonawcy o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz personelem zdolnym do wykonania zamówienia;
3. Załącznik nr 3 do Zapytania – Oświadczenie dotyczące powiązań osobowych lub kapitałowych;
4. Załącznik nr 4 do Zapytania – Deklaracja dotycząca warunków RODO;
5. Załącznik nr 5 do Zapytania – Wykaz prac zrealizowanych przez wykonawcę z wykorzystaniem wskazanego oprogramowania;
6. Załącznik nr 7 lub nr 8 w zależności od  zaoferowanego rozwiązania;
7. Zasady licencjonowania oferowanego rozwiązania;
8. Opis parametrów sprzętowych i programowych infrastruktury zgodnie z zapisami pkt. 1 podpunkt 2 Załącznika nr 6;
9. Warunki świadczenia usług wsparcia.  

3. JSW IT Systems Sp. z o.o. jednocześnie informuje, że wybrany Wykonawca może być sprawdzany pod kątem:

1. faktu istnienia i prowadzenia działalności oraz poprawności danych przekazanych przez Wykonawcę, z użyciem baz danych:
   1. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub
   2. Krajowego Rejestru Sądowego (KRS);
   3. Bazy REGON Głównego Urzędu Statystycznego (REGON – GUS);
   4. Bazy Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej SA (KRD): https://krd.pl/.
2. weryfikacji statusu podmiotu jako czynnego podatnika VAT, z użyciem baz danych:
   1. Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów oraz
   2. Wykazu podmiotów niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT Ministerstwa Finansów;
   3. Bazy VIES Komisji Europejskiej – dla transakcji transgranicznych.
3. weryfikacji na listach sankcyjnych pod względem przeciwdziałania wspieraniu agresji i ochrony bezpieczeństwa narodowego https://www.gov.pl/web/mswia/decyzje-ministra-swia-w-sprawie-wpisu-na-liste-sankcyjna
4. weryfikacji innych, dostępnych w domenie publicznej, informacji na temat legalności działalności Wykonawcy z uwzględnieniem:
   1. Strony internetowej Kontrahenta;
   2. Innych informacji i opinii dot. działalności prowadzonej przez Kontrahenta.

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na podejmowanie ww. działań weryfikacyjnych przez Zamawiającego oraz przekazywania tak uzyskanych informacji na rzecz podmiotu dominującego tj. Jastrzębskiej Spółki Węglowej S.A. oraz podmiotów powiązanych.

4. Zasady dotyczące płatności, które będą stanowić załącznik do zamówienia.

1. Termin płatności faktur VAT wynosi ....... dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT na rachunek Wykonawcy każdorazowo wskazany w fakturze VAT.
2. Faktury będą dostarczane do Zamawiającego w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych od obustronnie podpisanego Protokołu Odbioru, bez uwag.
3. W przypadku, gdy wynagrodzenie lub jego część, wynikająca z faktury VAT, przekroczy kwotę 15.000 złotych brutto, Zamawiający dokona zapłaty faktury VAT mechanizmem podzielonej płatności, przewidzianym w art. 108a ustawy o podatku od towarów i usług. Zamawiający uprawniony będzie również do zapłaty ceny lub jej części, wynikającej z faktury VAT, której wartość nie będzie przekraczała kwoty 15 000 złotych brutto mechanizmem podzielonej płatności.
4. Za datę zapłaty ustala się dzień, w którym Zamawiający wydał bankowi polecenie przelewu wynagrodzenia na rachunek bankowy Wykonawcy.
5. Począwszy od dnia potwierdzenia przez Wykonawcę realizacji Zamówienia, Wykonawca i Zamawiający wyrażają zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów faktur oraz ich korekt w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresu e-mail Wykonawcy: ..................... na adres Zamawiającego: e-faktury@jswits.pl.
6. Jeżeli Wykonawca zdecyduje się na przesyłanie faktur VAT w sposób opisany w ust. 5 to deklaruje, że jest to jedyna droga dostarczania faktur VAT do Zamawiającego za wyjątkiem przypadków wskazanych w ust. 10.
7. Wykonawca oświadcza, że faktury elektroniczne przez niego przesyłane posiadają gwarancję autentyczności pochodzenia i integralności treści. Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się do stosowania przepisów dotyczących faktur elektronicznych.
8. Za datę otrzymania dokumentów elektronicznych przez Zamawiającego uznaje się datę odnotowanego faktu wpływu faktury wyłącznie do skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej Zamawiającego wskazanej powyżej. Przesyłanie faktur na inne adresy mailowe niż wskazany w ust. 5nie będzie traktowane jako ich dostarczenie.
9. Termin płatności faktury korygującej wynosi 14 dni od daty jej wpływu do Zamawiającego, jednak nie wcześniej niż termin płatności faktury pierwotnej.
10. Zamawiający zobowiązuje się przyjmować dokumenty, o których mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu w formie papierowej w przypadku, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwią Wykonawcy przesyłanie faktur drogą elektroniczną.
11. Zamawiający i Wykonawca oświadczają, iż zgoda na przesyłanie faktur drogą elektroniczną może zostać wycofana z zachowaniem formy pisemnej w następstwie czego Wykonawca traci prawo do wystawiania i przesyłania faktur do Zamawiającego drogą elektroniczną, począwszy od dnia następnego po otrzymaniu powiadomienia o wycofaniu zgody.
12. Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
13. Wykonawca, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT oświadcza, że numer rachunku bankowego wskazany na fakturach został umieszczony w wykazie, o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
14. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wstrzymania płatności w przypadku stwierdzenia, że doszło do wskazania przez Wykonawcę rachunku niezgłoszonego organom skarbowym nieujawnionego w stosowanych rejestrach / wykazach, w tym w szczególności w wykazie o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.). W takiej sytuacji Zamawiający i Wykonawca zgodnie przyjmują, że do czasu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji okres wstrzymania się z płatnością nie będzie między Zamawiającym i Wykonawcą traktowany jako opóźnienie w dokonaniu płatności.
15. Wykonawca oświadcza, że posiada status ............................ przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2022.893 z późn.zm.).
16. Zamawiający oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2022.893 z późn.zm.).
17. Należności wynikające z Zamówienia w tym odsetki, nie mogą być przedmiotem jakiegokolwiek obrotu prawnego (cesja, sprzedaż) bez pisemnej zgody Usługobiorcy oraz nie dopuszcza się udzielania pełnomocnictwa inkasowego do ich dochodzenia.
18. Wartość Zamówienia / umowy nie będzie waloryzowana w okresie jej trwania.
19. Wykonawca zobowiązuje się do wpisania na każdej fakturze numeru zamówienia zakupu nadanego przez JSW IT Systems Sp. z o.o.