1. Opis przedmiotu zamówienia

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty, której przedmiotem jest:

• zakup oprogramowania on-premises do raportowania sprawozdań finansowych wg MSR/MSSF w technologii iXBRL zgodnego z ESEF wraz z udzieleniem licencji wielostanowiskowej,
• wdrożenie/uruchomienie systemu do obsługi raportowania sprawozdań finansowych wg MSR/MSSF w technologii iXBRL zgodnego z ESEF,
• przeprowadzenie szkoleń użytkowników i administratorów,
• świadczenie usług utrzymania (wsparcie serwisowe i merytoryczne) systemu do raportowania sprawozdań finansowych ESMA ESEF,
• świadczenie przez Wykonawcę usługi wsparcia technicznego (utrzymania) dla użytkowników w opracowaniu sprawozdania finansowego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego

1. Zakup przez JSW IT Systems Spółka z o.o. oprogramowania do raportowania sprawozdań finansowych wg MSR/MSSF w technologii iXBRL zgodnego z ESEF wraz z udzieleniem licencji wielostanowiskowej.

• Użytkownikiem końcowym oprogramowania będzie Jastrzębska Spółka Węglowa S.A.
• Licencja musi pozwalać na jej udostępnienie przez JSW IT Systems Sp. z o.o.
• Preferowany jest dostęp do oprogramowania przez nieograniczoną liczbę użytkowników.
  W przypadku licencji imiennych ofertę proszę oprzeć o liczbę 6 użytkowników merytorycznych oraz 2 użytkowników administracyjnych. W takim przypadku oferowane rozwiązanie musi umożliwiać szybkie przeniesienie licencji z jednego użytkownika na drugiego bez dodatkowych kosztów.
• Oprogramowanie powinno umożliwić przygotowanie raportu sprawozdania finansowego w technologii iXBRL zgodnie z wytycznymi ESEF (aktualizowanymi w poszczególnych okresach) oraz spełniać wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne opisane w Załącznikach nr 7 oraz 8 do Zapytania ofertowego.
• Oferta powinna określać warunki użytkowania oprogramowania przez pierwszy rok obowiązywania umowy oraz – w przypadku  ewentualnego przedłużenia umowy - na lata następne.

2. Wdrożenie/uruchomienie narzędzia do raportowania sprawozdań finansowych w technologii iXBRL na potrzeby Beneficjenta tj. JSW S.A.;
   Miejsce wdrożenia oprogramowania: - infrastruktura Grupy Kapitałowej JSW.
3. Przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników i administratorów oferowanego systemu zgodnie z następującymi wytycznymi:

•    Liczba osób do przeszkolenia:
  - 6 użytkowników systemu (pracownicy JSW S.A.),
  - 2 administratorów systemu (pracownicy JSW IT Systems Sp. z o.o.);
• Czas trwania szkolenia:
  - dla użytkowników systemu: 1 dzień (8 godzin),
  - dla administratorów Systemu (JSW IT Systems Sp. z o.o.): 1 dzień (8 godzin);
• Forma szkolenia: sesje zdalne lub stacjonarnie w Jastrzębiu-Zdroju;
• Wykonawca zapewni materiały szkoleniowe każdemu uczestnikowi szkolenia (użytkownikom i administratorom systemu);
• W przypadku szkolenia stacjonarnego, Zamawiający zapewnia salę szkoleniową (bez catheringu) oraz komputery dla uczestników szkoleń;

4. Świadczenie usług utrzymania - wsparcie serwisowe i merytoryczne producenta systemu w języku polskim, w szczególności w zakresie modyfikacji, rozwoju, rozwiązywania zgłoszeń i problemów).
5. Świadczenie przez Wykonawcę usługi wsparcia technicznego (utrzymania) dla użytkowników w opracowaniu sprawozdania finansowego w wymiarze 30 roboczogodzin/ rok.

   Uwagi:

   Wykonawca po wdrożeniu/uruchomieniu narzędzia na środowisku produkcyjnym przeprowadzi testy akceptacyjne, które w przypadku uwag ze strony Zamawiającego zostaną potwierdzone protokołem odbioru. Tym samym Zamawiający potwierdzi, że produkt został zainstalowany i oddany do użytkowania zgodnie z wymaganiami oraz warunkami licencyjnymi — w ramach wynagrodzenia określonego w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego.

3. Termin realizacji: prosimy o wskazanie terminu realizacji, tj.  dni roboczych od daty otrzymania zamówienia.

4. Opis sposobu przygotowania ofert

1) Oferta musi:

1. być sporządzona w języku polskim;
2. posiadać datę sporządzenia;
3. zawierać oznaczenie Wykonawcy (numer NIP i Regon, numer KRS), adres Wykonawcy, numer telefonu, adres e-mail;
4. być podpisana przez Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji – kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
5. zawierać warunki i termin płatności, przy czym termin płatności musi być nie krótszy niż 60 dni;
6. być złożona w formie elektronicznej na platformie Logintrade.

2) Zawartość oferty w kolejności jak poniżej:

1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Wykonawcy o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz personelem zdolnym do wykonania zamówienia;
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie dotyczące powiązań osobowych lub kapitałowych;
4. Załącznik nr 4 – Deklaracja dotycząca warunków RODO;
5. Załącznik nr 5 – Oświadczenie o niezaleganiu z płatnościami na rzecz podmiotów publicznych i prywatnych;
6. Załącznik nr 6  – Wykaz zrealizowanych zamówień o wartości i zakresie podobnym do przedmiotu postępowania wraz z referencjami;
7. Dokumenty potwierdzające realizację podobnych zamówień.
8. Załącznik nr 7 - Wymagania funkcjonalne.
9. Załącznik nr 8 - Wymagania pozafunkcjonalne.
10. Opis metodyki realizacji,
11. Skład zespołu projektowego wraz z opisem kompetencji i ról w projekcie.

5. Zasady dotyczące płatności, które będą stanowić załącznik do zamówienia.

1. Termin płatności faktur VAT wynosi ....... dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT na rachunek Wykonawcy każdorazowo wskazany w fakturze VAT.
2. Faktury będą dostarczane do Zamawiającego w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych od obustronnie podpisanego Protokołu Odbioru, bez uwag.
3. W przypadku, gdy wynagrodzenie lub jego część, wynikająca z faktury VAT, przekroczy kwotę 15.000 złotych brutto, Zamawiający dokona zapłaty faktury VAT mechanizmem podzielonej płatności, przewidzianym w art. 108a ustawy o podatku od towarów i usług. Zamawiający uprawniony będzie również do zapłaty ceny lub jej części, wynikającej z faktury VAT, której wartość nie będzie przekraczała kwoty 15 000 złotych brutto mechanizmem podzielonej płatności.
4. Za datę zapłaty ustala się dzień, w którym Zamawiający wydał bankowi polecenie przelewu wynagrodzenia na rachunek bankowy Wykonawcy.
5. Strony wyrażają zgodę na przesyłanie faktur, faktur korygujących oraz duplikatów w formie elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Do czasu objęcia Wykonawcy obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), faktury będą przesyłane przez Wykonawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresu email: ……………………………. na adres Zamawiającego: e-faktury@jswits.pl. W przypadku wystąpienia po stronie Wykonawcy lub po stronie systemu KSeF przeszkód technicznych lub formalnych uniemożliwiających wystawienie lub przesłanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF, Wykonawca może wystawić i przesłać fakturę w formie elektronicznej na adres e-mail: e-faktury@jswits.pl, a jeżeli i to nie będzie możliwe to zgodnie z ust. 9 w formie papierowej na adres siedziby Zamawiającego.
6. Wykonawca oświadcza, że faktury elektroniczne przez niego przesyłane posiadają gwarancję autentyczności pochodzenia i integralności treści. Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się do stosowania przepisów dotyczących faktur elektronicznych.
7. Za datę otrzymania faktury, faktury korygującej oraz duplikatu faktury w formie elektronicznej przez Zamawiającego uznaje się datę odnotowanego faktu ich wpływu wyłącznie do skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej Zamawiającego wskazanej w ust. 5. Przesyłanie faktur na inne adresy mailowe niż wskazany w ust. 5 nie będzie traktowane jako ich dostarczenie. Z chwilą objęcia Wykonawcy obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, jedyną obowiązującą formą wystawiania i dostarczania faktur będzie forma ustrukturyzowana poprzez KSeF, a faktura uznawana będzie za doręczoną Zamawiającemu w momencie przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego w KSeF.
8. Termin płatności faktury korygującej wynosi 14 dni od daty jej wpływu do Zamawiającego, jednak nie wcześniej niż termin płatności faktury pierwotnej.
9. Zamawiający zobowiązuje się przyjmować dokumenty, o których mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu w formie papierowej w przypadku, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwią Wykonawcy przesyłanie faktur drogą elektroniczną.
10. Wykonawca, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT oświadcza, że numer rachunku bankowego wskazany na fakturach został umieszczony w wykazie, o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wstrzymania płatności w przypadku stwierdzenia, że doszło do wskazania przez Wykonawcę rachunku niezgłoszonego organom skarbowym nieujawnionego w stosowanych rejestrach / wykazach, w tym w szczególności w wykazie o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.). W takiej sytuacji Zamawiający i Wykonawca zgodnie przyjmują, że do czasu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji okres wstrzymania się z płatnością nie będzie między Zamawiającym i Wykonawcą traktowany jako opóźnienie w dokonaniu płatności.
12. Zamawiający oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2022.893 z późn.zm.).
13. Należności wynikające z Zamówienia w tym odsetki, nie mogą być przedmiotem jakiegokolwiek obrotu prawnego (cesja, sprzedaż) bez pisemnej zgody Usługobiorcy oraz nie dopuszcza się udzielania pełnomocnictwa inkasowego do ich dochodzenia.
14. Wartość Zamówienia nie będzie waloryzowana w okresie jej trwania.
15. Wykonawca zobowiązuje się do wpisania na każdej fakturze numeru zamówienia zakupu nadanego przez JSW IT Systems Sp. z o.o.